Dokumente optimal bearbeiten und verwalten

Im Archiv liegende Dokumente werden direkt aus dem DMS geöffnet oder auf Wunsch heruntergeladen, um sie auf einen beliebigen Datenträger zu kopieren. Ein wichtiger Punkt ist es zudem ortsunabhängig zu Arbeiten, da die Remote-Arbeit stark zugenommen hat. Mit Hilfe von diversen Plug-Ins für Microsoft Office, LibreOffice, OpenOffice oder Thunderbird können Dokumente auch direkt aus diesen gängigen Standardprogrammen im DMS archiviert werden. Ein virtueller PDF/A-Druckertreiber deckt die Archivierung aus jedem anderen Programm wie z.B. Bildbearbeitungssoftware, Grafikanwendungen oder Buchhaltungssoftware ab und exportiert die Dateien im PDF/A-Format ins DMS.

Dokumentensuche

Das schnelle Wiederfinden der Dokumente ist besonders wichtig und stellt eine besondere Funktion des DMS dar. Selbst wenn sich viele Dokumente mit großen Inhalten  im DMS befinden funktioniert die Volltextsuche zuverlässig und eine der wichtigsten Funktionen des DMS. Die Textsuche ist natürlich besonders nutzerfreundlich. Geben Sie einfach einen Begriff in die Suchmaske ein und es werden sofort Treffer angezeigt. Vorteilhaft ist auch, dass Sie wiederholte Suchanfragen  als Favoriten basierend auf gespeicherten Suchinformationen anlegen können. Dies spart Zeit bei der Recherche.

Versionierung

Da es bei unternehmensinternen Dokumenten häufig zu Änderungen kommt ist es sinnvoll eine Versionierung der Dokumente vornehmen zu können. Mit Hilfe der Änderungsbeschreibung können Änderungen dokumentiert werden. Im Nachhinein können die einzelnen Versionen des Dokuments weiterhin geöffnet werden. Das Original bleibt in jedem Fall erhalten. Das integrierte PDF-Tool macht es zudem möglich einfache Annotationen auf dem Dokument zu erfassen. Nach der Bearbeitung steht eine neue Version des Dokuments zur Verfügung.

Administration und individuelle Einstellungsoptionen

Neben einer ausgereiften Berechtigungsstruktur, bei der sich neben Ordnern auch einzelne Dokumente berechtigen lassen, gibt es zudem auch viele individuelle Einstellungsmöglichkeiten. Benutzern können zudem allgemeine Berechtigungen, wie z.B. das Erstellen von Ordnern oder das Sehen der Änderungshistorie, bekommen. Das System lässt sich durch Administration nach belieben anpassen. Es können individuelle Klassifizierungsattribute erstellt werden und diese verschiedenen Dokumentenarten zugeteilt werden. Es gibt auch die Möglichkeit Pflichtfelder bei der Klassifizierung zuzuordnen. Neben den Aufbewahrungsfristen können den Dokumentenarten auch eigene Icons vergeben werden. Durch die Anpassung mit verschiedenen Farben und Logos macht das Customizing bei ecoDMS besonders viel Freude.

Dokumente teilen und zuordnen

Neben dem internen Austausch der Dokumente innerhalb des Dokumentenmanagementsystems bietet ecoDMS auch die Möglichkeit die Dokumente über das Internet standortunabhängig zu teilen. Über eine Verknüpfung der Dokumente untereinander können zudem Zusammenhänge zwischen den Dokumenten erstellt werden. So können bei einer Kreditkartenabrechnung bspw. die zugehörigen Rechnungen mit der Abrechnung verknüpft werden. Es ist dann möglich sowohl an dem Rechnungs- als auch dem Abrechnungsdokument die Verbindung einzusehen. Somit werden die Informationen transparent.

Revisions- und Datensicherheit

Die Möglichkeit, der Systemsicherung und Wiederherstellung ist unerlässlich. Manuelle oder automatische Datensicherungen sollten in jedem Fall erstellt werden. Zudem ist es sinnvoll alle Änderungen bei der Zuordnung oder Klassifizierung von Dokumenten nachvollziehen zu können. Ebenso wie sämtliche Benutzeroperationen wie das Öffnen, Senden und Exportieren von Dokumenten. Durch ein mehrstufiges Löschkonzept auf Basis der Vorgaben des Datenschutz und GoBD können Dokumente in den virtuellen Papierkorb verschoben werden bevor sie zur Löschung durch berechtigte Nutzer, unter Berücksichtigung der Aufbewahrungsfrist,  freigegeben und schließlich aus dem Archiv gelöscht werden.